10 chyb při automatizaci procesů
„Lídři musí k automatizaci přistupovat jako k principu, který je třeba přijmout, spíše než k projektu, který je třeba udělat, a měli by si být vědomi běžných chyb, které mohou vést k selhání,“ říká Nicole Sturgill, viceprezidentka společnosti Gartner.
1️⃣. Zamilujeme se do jedné technologie
Jakmile organizace úspěšně zakoupí a implementuje konkrétní nástroj pro automatizaci procesů, je přirozené, že jej kolegové chtějí přijmout v co nejširším měřítku. Je však špatným přístupem řídit automatizaci z hlediska jediné technologie. Soustřeďte se nejprve na výsledek a pak teprve vyberte správné nástroje.
2️⃣. Věříme, že podnikání můžeme automatizovat bez IT
Stále více firemních uživatelů se domnívá, že aplikací s nízkým kódem / bez kódu nevyžaduje pomoc IT. Uživatelé, ale většinou postrádají znalosti o tom, jak fungují data zákazníků, a existuje riziko úniku informací. Kromě toho jsou často tyto aplikace integrovány s jinými systémy. Pokud není IT tým zapojen hrozí selhání procesů při upgradu.
3️⃣. Myslíme si, že automatizace vyřeší všechno
Automatizace může být nejlepší volbou pro obchodní a IT procesy, ale nepokryje mezery ve špatně navrženém procesu. Automatizace není určena k tomu, aby kompenzovala selhání systémů nebo odkládala jejich změnu.
4️⃣. Nezapojíme všechny zúčastněné strany
Automatizace má ze své podstaty široký dopad na podnik, což znamená, že byste měli zapojit zúčastněné strany z celé organizace do rozhodování. Pokud například přijetí nových automatizačních procesů změní role zaměstnanců, zapojte HR; změny přístupových práv nebo systémové požadavky musí zahrnout spolupráci s IT.
5️⃣. Nevěnujeme dost času na testování
Automatizační technologie fungují pouze tehdy, když jsou algoritmy a pravidla nastavené správně. Technologie se mohou zdát snadno použitelné, ale jsou dysfunkční, když nejsou dobře naprogramovány.
6️⃣. Plýtváme úsilím na příliš komplikované procesy
Občas se organizace při automatizaci procesu ocitnou v bažině. To se nejčastěji stává, když procesy nejsou dobře zdokumentovány nebo pochopeny, pokud pracovní postup není konzistentní nebo pokud je v rozhodovacím procesu příliš mnoho variant. Neztrácejte a úsilí a čas tam kde se vám nedaří.
7️⃣. Zacházíme s automatizací jako s jednoduchou replikací úloh
Použití automatizačních nástrojů k ručnímu kopírování přesně toho, co se provádí, ignoruje základní výhodu automatizace – zlepšení komplexního procesu a vytvoření lepší zákaznické a zaměstnanecké zkušenosti. Pokud redesign procesu není součástí procesu automatizace, těžko dosáhnete relevantního výsledku.
8️⃣. Nemonitorujeme postprodukci
Stejně jako každá implementace systému, i automatizace bude po implementaci vyžadovat rozsáhlé „praktické“ zapojení IT. Například zavedení průběžného zhodnocení, monitoring či pravidelné kontroly kvality.
9️⃣. Používáme nesprávné metriky k měření úspěchu
Měříme technologické aplikace a nástroje, aby bylo zajištěno, že fungují tak, jak byly navrženy. To však nereflektuje úspěšnost projektu. Zaměření dopadu na procesy a podnik jako celek je skutečným klíčem k úspěchu automatizace.
1️⃣0️⃣. Ignorujeme dopad na zaměstnance
I když je důležité zaměřit se na to, jak přijmout a škálovat automatizaci, je stejně důležité zvážit dopad na zaměstnance, zejména pokud se významně mění jejich pozice nebo práce. Komunikujme změny.